333호 - 효과적인 회의를 하려면

 

어느 조직이던 회의는 필수입니다. 성공적인 회의는 집중적으로 주어진 주제를 다루고 적극적인 참여를 요구하며 목적을 달성합니다. 모든 사람들이 욕조에 물을 한 바가지씩 퍼 놓는 상황을 상상해보십시오. 여러분이 가지고 있는 바가지안에 있는 물의 온도는 차갑던지 뜨겁던지 탕 안의 물의 온도에 영향을 끼칠 것입니다. 탕 안의 물을 뜨겁게 유지하기 위한 즉 성공적인 회의를 하기 위한 몇가지 아이디어를 나누도록 하겠습니다.

준비하라

회의의 질은 그 전후에 어떤 일이 있는지에 달려있습니다. 발표할 정보를 잘 정리하고 실행해야 할 사항을 회의 끝날 무렵 명확하게 해 주는 것입니다. 각자 책임지고 있는 것들을 듣고 이해하며 상세히 메모를 합니다.

회의 시간을 엄수해라

5분을 늦거나 일찍 나가려면 반드시 회의를 이끄는 리더에게 사전에 알리도록 합니다. 핸드폰도 회의기간 만큼은 받지 않고 중요한 전화연락을 기다리고 있는 상황이라면 사전에 회의를 이끄는 리더에게 알리도록 합니다. 이렇게 하면 다른 사람이 당신보다 덜 중요하다는 인상이나 오해를 피할 수 있습니다.

집중하라

다른 사람이 의사소통을 할 때 모두 집중하면서 듣도록 합니다. 귓속말이나, 잡담이나, 창밖을 본거나 노트에 낙서를 하는것은 관심이 없다는 것입니다. 매번 회의를 할 때마다 중요한 코멘트를 하는 습관을 기르십시오.

에너지를 불어넣어라

어떤 문제를 다룰때에는 긍정적으로 표현을 하십시오. 부정적인 발언은 사람들의 활력을 잃게 합니다. 예를 들어 “저는 우리가 이렇게 해 온 것에 대해 불만이 있습니다…” 대신 “우리가 더 효과적으로 일을 할 수 있도록 제 생각을 말씀 드리고자 합니다” 라고 하십시오. 문제를 제기할 때마다 가능한 해결책을 모색하고 다른 사람의 의견을 비판하기 전에 더 좋은 아이디어를 내도록 하십시오.

감정을 잘 다스린다

여러분의 감정이나 무드가 회의를 좌지우지 하지 않도록 유의하십시오. 건강이나 스트레스나 집안 문제나 하나님과의 관계가 불안정한 상태라면 다른 사람들의 발언에 민감해 지거나 화를 일으킬 수 있습니다.

책임을 명확하게 하라

회의장소를 떠나기 전에 모두가 무엇을 언제까지 해야하는지 그리고 필요하다면 다음 회의를 언제 할 것인지 결정합니다. 이렇게 하면 다음에 모일 때 누가 언제 시간이 있는지 고민하지 않아도 될 것입니다.

교회나 사역이 성장할 수록 회의도 늘어납니다. 오랜 시간 동안 회의를 한 후 아무런 결과 없이 무모하게 끝난 경우를 경험했을 것입니다. 우리가 좀더 효율적으로 회의를 이끌어 간다면 우리가 이끄는 지도자들의 시간은 물론 그들의 신뢰와 충성을 얻게 될 것입니다.